Secretaresse Raad van Bestuur
(32 uur per week, eerst op uitzendbasis, daarna contract)

Voor deze opdrachtgever, gevestigd in de regio Zutphen/Apeldoorn is Kiem Select op zoek naar een secretaresse ter ondersteuning van de Raad van Bestuur (RvB).
Hierbij maak je deel uit van het secretariaat RvB, welke onder leiding werkt van de secretaris RvB.

Het secretariaat bestaat in totaal uit drie secretaresses. Elke secretaresse heeft haar eigen takenpakket voor het lid van RvB die zij secretarieel, zelfstandig ondersteunt. Tevens is één van de secretaresses, de secretaresse van de secretaris RvB. Zij notuleert vrijwel alle vergaderingen. Incidenteel zal hierin een beroep op jou worden gedaan.

Vanzelfsprekend informeren de secretaresses elkaar onderling over de lopende zaken. Je blijft up to date met de gang van zaken en te ondernemen acties. In geval van ziekte of vakantie, kunnen taken dan makkelijk worden overgenomen.

Het takenpakket is gericht op een optimale secretariële ondersteuning, zodat het lid van RvB op zijn secretaresse kan bouwen én vertrouwen.
Dit is een zeer belangrijk punt in deze samenwerking!
Je bent zijn externe geheugen en sparringpartner. Feeling hebben met zijn takenpakket, interesse tonen en de actualiteit volgen, zodat je begrijpt waar hij mee bezig.

Hij is communicatief uitstekend ingesteld en zorgt dat jij de nodige informatie krijgt om goed te kunnen functioneren. Ontbreekt er iets, dan staat de deur voor je open om zelf deze informatie bij hem te gaan halen.

Is er wel een negatief punt in deze functiebeschrijving? Absoluut, als jij niet tegen directe communicatie kunt en opbouwende kritiek.
Het is juist niet negatief als jij jouw ‘mannetje’ staat in een open discussie, authentiek bent en een vakvrouw.

Werkzaamheden:
• Postbehandeling, correspondentie, archivering en telefoonbeantwoording.
• Agendabeheer: zorgdragen voor een efficiënte tijdsindeling van het lid RvB.
• Ondersteunen en organiseren van vergaderingen, besprekingen en conferenties (incidenteel).
• Zorgdragen voor volledigheid en beschikbaarheid van vergaderdocumenten/dossiers voor het lid RvB.
• Mede bewaken van de uitvoering van door de RvB genomen besluiten
• Met onderhouden van in- en externe contacten.

Benodigde opleiding en ervaring:
• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• HAVO + secretariële opleiding (HBO).
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke zelfstandige, secretariële functie
• Werkervaring m.b.t. het werken voor een RvB is een pré
• Representatief voorkomen en attitude passend bij het werken voor een RvB
• Beheersing MS Office; Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift,

Overige vereisten:
• Je bent vlot, accuraat en snel van begrip
• Je staat stevig in jouw schoenen
• Communiceert op directe en respectvolle manier
• Denkt actief mee (drie stappen vooruit m.b.t. het werk van jouw manager)
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen
• Je bent een échte secretaresse; dienstverlenend
• Je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend en toegankelijk

De functie is geschikt voor kandidaten, die op uitzendbasis willen gaan werken met een eventueel contract in de toekomst, afhankelijk van functioneren.

Ben je een freelancer en wil je terug in loondienst, dan kun je ook reageren. Kom echter wel met een goede motivatie waarom nu juist deze baan jou de beslissing doet nemen om het ZZP-bestaan vaarwel te zeggen.

Durf jij deze secretariële uitdaging aan te gaan?!! Mail dan je CV en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.