De arbeidsmarkt is booming. Personeelstekorten zijn aan de orde van de dag voor veel organisaties. Hoe deze tijdelijk of permanent in te vullen is voor menig HR adviseur en recruiter een behoorlijk dilemma.

Als recruitment consultant maak ik dit al 24 jaar mee; the ups & downs van de economie en de hieraan gekoppelde personeelsproblemen.

Tijdens minder florissante economische tijden vinden allerlei schommelingen plaats. Banen en beroepen verdwijnen. Gelukkig voor een gedeelte ook te wijten aan de technische vooruitgang (stilstand is immers achteruitgang). Opleidingen worden over- of ondergewaardeerd en daaraan gekoppeld de mensen die met een bepaald opleidingsniveau niet meer gewenst zijn (zeker mbo niveau werd tijdens de crisis gezien als onvoldoende).

Het beroep secretaresse heeft ook een poosje in een verdoemhoekje gezeten. Het was toch echt een functie die als kansloos beroep werd gezien (UWV/SZW). Opleiding was key. De mbo geschoolde secretaresse werd afgeschreven. Een hbo niveau was gewenst. Met dit laatste ben ik het zelf ook nog volledig mee eens tot op bepaalde hoogte. Dit vergt een uitleg van mijn kant.

Het is altijd goed om kritisch te kijken naar de ontwikkelingen in een bepaald vakgebied. Kijken naar tekortkomingen, verbeter- en ontwikkelpunten. Stil blijven staan heeft nog nooit iemand goed gedaan. “Rust roest” was en is een gezegde dat maar al te waar is. 

Natuurlijk heef eenieder een bepaald plafond qua kunnen, maar als je niet probeert een etage op dit plafond te bouwen, dan geef je jezelf geen kans. 

Het vak secretaresse of managementondersteuner is onderhevig geweest aan grote veranderingen door de automatisering en de self supporting manager. Hierdoor heeft de mbo geschoolde secretaresse het moeilijk gehad tijdens de crisisjaren. Het fenonomeen 'secretaresse pool' werd meer en meer ingevoerd als een soort opvang voor de mbo secretaresse.

Gelukkig hebben vele secretaressen de handschoen opgepakt en hebben hun opleidingsniveau opgetrokken naar hbo. Geweldig en alle lof! Door de combinatie werkervaring en scholing van zijn/haar  secretaresse kan de manager weer rekenen op de 1 op 1 ondersteuning passend bij zijn/haar work load. Of.... is het toch anders?

Ik merk een kentering op de arbeidsmarkt. Veel vacatures laten weer het beeld zien van een wens richting mbo-niveau. De uitvoerende ondersteunende taken worden meer en meer in functieprofielen opgenomen. Waarom? Tja, wie doet deze taken anders binnen een organisatie…. Automatisering heeft hele positieve effecten op bepaalde werkprocessen, maar kan bepaalde taken echt niet overnemen van een mens.

Daarnaast is niet iedere organisatie/manager klaar voor een hbo opgeleide secretaresse; een proactieve medewerker, die anticipeert, initieert en haar/zijn eigen (nieuwe) vakkennis kan en wil inzetten. Dat wilde de markt toch?

Hierdoor zijn de verwachtingspatronen van de manager en de secretaresse scheef komen te liggen. Een secretaresse van nu zit niet meer te wachten op het verzorgen van koffie, het in- en uitpakken van een afwasmaschine….. Oké een beetje banaal als je dit zo leest. Er zijn echt wel andere secretariële taken die niet meer passen in het takenlijstje van een secretaresse, maar vergis je niet. Ik zie ze heel vaak voorbij komen. Ook in de praktijk (wie moet dit anders doen Cora?. Vroeger hoorde dit er gewoon bij...). Daarnaast wordt de secretaresse pool steeds minder positief ervaren door de secretaresse.

Dan heb je ook nog de lokkertjes in een vacature, waar de mooiste taken worden voorgeschilderd aan een secretaresse, die in de praktijk slechts 1 of 2x per jaar voorkomen. Daarnaast blijven de uitvoerende taken i.o. van een manager of MT de boventoon voeren en blijft de 1 op 1 ondersteuning achter.

Maar dat was toch niet de bedoeling van de veranderingen in het secretaressevak?

De aangepaste inhoud van hbo opleidingen tot managementassistente of officemanager?

Is het daarom vreemd dat vele vacatures moeilijk worden ingevuld?

Waarom stranden nieuwe samenwerkingen binnen de proeftijd of een paar maanden na indiensttreding?

Veranderingen zijn goed. Ook die in het secretaressevak. Het is echter niet goed om in tijden van voorspoed deze veranderingen aan de bekende laars te lappen en proberen de tijd terug te draaien in het nadeel van alles en iedereen.

Conclusie; niemand wordt hier blij van. Negatieve gevolgen geven een onrustig beeld weer.

• Alle investeringen (niet alleen financieel) worden tenietgedaan. 
• Ontevredenheid en daardoor onrust op de werkvloer.
• Er moet opnieuw worden gezocht naar een nieuwe medewerker of baan. 
• Hip hop cv’s.
• Slechte naam op de markt van een organisatie, omdat een vacature regelmatig wordt gezien op internet of in de kranten. 

Redenen te over voor mij om hier samen met een stel professionals iets aan te willen doen. Vandaar de oprichting van Kiem Kompas. 

Met Kiem Select en Kiem Kompas worden zowel manager als secretaresse/managementondersteuner bijgestaan om de koers te bepalen richting een duurzame invulling van een vacature/loopbaan. Een professioneel team staat voor jou en jouw manager klaar. 

• Kiem Kompas zorgt voor duidelijkheid in communiceren. 
• Persoonlijke begeleiding tijdens het werving- en selectieproces.
• Het bijstaan van de leden van het team ‘manager/secretaresse’ tijdens de eerste maanden na het aangaan van een arbeidscontract. 
• Een Executive Business Coach en een Secretaressecoach staan ter beschikking van de manager en de secretaresse voor individuele of teambegeleiding. 
• Optimalisatie van de samenwerking waarbij respect voor elkaars functioneren hand in hand gaan.
• Vaktrainingen om als secretaresse up-to-date te blijven in haar/zijn vak.

Dat dit concept werkt blijkt uit de trajecten die sinds oktober 2019 zijn opgezet met zowel secretaressen als managers. Op 19 maart a.s. zijn we te gast bij de Rabo Graafschap/Achterhoek Assistants om verdere uitleg te geven en previews van twee workshops afgestemd op de secretaresse.

Wordt zeker vervolgd!