Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Amersfoort, zoek ik een secretaresse, die ‘the hub’ wil zijn binnen deze energieke en gezond ontwikkelende organisatie.

De sfeer binnen de organisatie is open. Directe korte communicatielijnen met aandacht voor de werknemer als individu en zijn/haar competenties.

Jouw takenpakket is gericht op een de secretariële ondersteuning van de directeur en ben je de steun en toeverlaat voor een team dat bedrijfsvoeringstaken uitvoert. Je voert hierbij uiteenlopende secretariële, administratieve en logistieke taken uit.  

Werkzaamheden:

• secretariële ondersteuning van de directeur (waaronder complex agendabeheer),
• receptiewerkzaamheden (telefoon en bezoekers, incl. verwijzing naar helpdesk),
• correspondentie, inkomend en uitgaand; fysiek en digitaal, controle op huisstijl: deels zelfstandig, controlerende functie, beheer algemene e-mail,
• plannen, voorbereiden (agenda en stukken) en notuleren van vergaderingen, reserveren vergaderzalen
• beheren archief en relatiesysteem,
• uitzoeken en boeken van internationale reizen en beheer overzicht reizen,
• beheer personeelsdossiers en registratie zakelijke eigendommen,
• voorraadbeheer kantoorbenodigdheden en levensmiddelen (bestellen van voorraden),
• contactpunt voor medewerkers voor kantoorautomatisering, huisvesting en overige facilitaire zaken o.a. het nalopen van keuken en vergaderruimtes en planten watergeven.

Naast bovengenoemde taken ligt jouw ondersteuning ook op het gebied van anticiperen, proactief werken en respectvolle omgang met jouw collega’s maar ook met externe contacten.

Politiek correct en organisatiesensitief de weg weten te bewandelen, hoort bij jouw functioneren. Je bent toegankelijk en communicatief vaardig. Roddel en achterklap passen niet bij jouw DNA.

Integer en accuraat werken zijn een must.

Benodigde opleiding en ervaring:

• werk- en denkniveau mbo+,
• minimaal een secretariële opleiding op mbo-niveau,
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke secretariële functie,
• representatief voorkomen en attitude passend bij het werken op een secretariaat en bij een receptie,
• beheersing MS Office; Word, Excel, Outlook, Powerpoint,
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift alsook goede beheersing van de Engelse taal.

Overige vereisten:

• je bent vlot, accuraat en snel van begrip,
• communiceert op directe en respectvolle manier, klantgericht,
• denkt actief mee; initiatiefrijk,
• je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen,
• je bent een échte secretaresse; dienstverlenend, zelfstandig werkend en goed in plannen en organiseren,
• je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend, toegankelijk en organisatiesensitief.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/karakter van een kandidate. De welbekende ‘klik, die niet altijd valt uit te leggen, maar wel van groot belang is bij een match.

De start van de werkzaamheden zal zo spoedig mogelijk zijn. Startend met een tijdelijk contract en bij gebleken geschiktheid wordt een vast contract aangeboden.

De salarisindicatie ligt tussen de € 2.100,-- en € 2.700,-- bruto per maand (36 upw).

Past deze mooie baan bij jou? Mail dan je CV en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.