Voor haar vaste opdrachtgever, een zorginstelling in de regio Apeldoorn/Zutphen, zoekt Kiem Select een ervaren secretaresse die in deze pittige functie de steun en toeverlaat is van de leden van de Ondernemingsraad (OR) en de Ambtelijke Secretaris OR.
Samen met hen creëer je een goede basis t.b.v. het werk van de OR.
De OR is een belangrijk orgaan voor de medewerkers. Deze medezeggenschapsraad wordt gevormd door medewerkers uit de organisatie en beslaat 17 zetels waar momenteel een aantal vacatures zijn. De OR leden vertegenwoordigen de medewerkers van deze organisatie en komen op voor hun belangen. Ze denken mee op strategisch niveau, bedrijfseconomische en sociale onderwerpen en kunnen door advisering of instemming invloed hebben op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Jouw hiërarchisch leidinggevende is de Manager Bestuursbureau. Verantwoording wordt echter afgelegd aan het Dagelijks Bestuur van de OR.
De gezondheidszorg is een sector die volop in beweging is. Waar je snel moet kunnen schakelen en waar een beroep wordt gedaan op jouw organisatietalenten en oplossingsgericht werken. Als jij energie krijgt van het ondersteunen van een dynamische groep OR leden binnen een dergelijke organisatie dan zijn dit de werkzaamheden die van je worden verwacht.
Werkzaamheden
- Complex agendabeheer.
- Beheer mailbox.
- Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer.
- Correspondentie (digitaal en fysiek) zelfstandig uitwerken of in overleg vanaf concept.
- Het voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen (vergaderlocaties, verzorgen van agenda en bijbehorende stukken, faciliteiten en AV-hulpmiddelen, etc.).
- Bewaking van de actiepunten voortvloeiend uit de agenda’s en de vergaderingen met daarbij een signaleringsfunctie zodat zaken niet aan de aandacht dreigen te ontsnappen van de OR en Ambtelijk Secretaris OR.
- Contacten onderhouden met diverse externe stakeholders.
- Beheren van een accuraat en up-to-date archief.
- Overige werkzaamheden die niet staan beschreven maar horen bij goed en gedegen secretaressewerk ter ondersteuning van een hardwerkend team.
Opleiding/werk- en denkniveau/vaardigheden
- HAVO.
- Secretariële vakopleiding, minimaal mbo+
- Bij voorkeur hbo werk- en denkniveau.
- Ruime werkervaring als (OR) secretaresse/managementassistente binnen een complexe organisatie (minimaal 5 jaar).
- Notuleren met de laptop.
- Uitstekende kennis van MS Office365.
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties
- Flexibele instelling en aanpassingsvermogen.
- Gezond verantwoordelijkheids- en rechtvaardigheidsgevoel.
- Daadkrachtig en proactief.
- Initiatieven durven nemen binnen de werkruimte van professionele vrijheid.
- Anticiperen; een stap vooruitdenken en vlot kunnen opschakelen als de werksituatie hierom vraagt.
- Accuraat werken, schakelend tussen de diverse werkzaamheden voor de Ambtelijk Secretaris OR en OR-leden.
- Communicatief vaardig, organisatiesensitief.
- Integer en politiek correct de verbindingen leggen waar nodig.
NB
- Het betreft een hybride functie die flexibel valt in te vullen gedurende de werkweek. Het is echter een absolute vereiste om dinsdagen op kantoor/locatie fysiek aanwezig te zijn. Op deze dagen vinden de vergaderingen plaats gedurende de acht werkbare uren op 2 vaste locaties. Op de 2deen 5de dinsdagen van de maand werk je op de ene vaste locatie. Op de overige dinsdagen op de andere vaste locatie (reistijd tussen beide locaties bedraagt ca. een ½ uur.
Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Deze functie is ingeschaald in FWG-40 (€ 2.134,00 - € 3.160,00 bruto per maand, 36 uur per week. Salaris wordt naar rato aantal te werken uren berekend.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO.
- Eindejaarsuitkering van 8.33%.
- Vakantietoeslag 8.33%.
Interesse in de functie
Deze vacature wordt exclusief door het werving- en selectiebureau Kiem Select ingevuld.
Stuur jouw cv en motivatie naar info@kiemselect, t.a.v. Cora Toker
Mocht je vragen hebben bel haar dan op 06-40594965 of 0575-571610.
Ze staat je graag te woord.
