Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Apeldoorn zoek ik een a.i. directiesecretaresse.

Het betreft een tijdelijke functie vanwege zwangerschapsvervanging van de vaste directiesecretaresse.

Je ondersteunt in eerste instantie de directeur Financiën & Sales en in tweede instantie de afdelingshoofden. De afdeling bestaat uit ca. 55 medewerkers. De onderlinge sfeer is open, informeel en direct. Transparante communicatielijnen zorgen voor een echt team; samen hard werken om de juiste en gewenste resultaten te behalen.

Jouw takenpakket is gericht op een optimale secretariële ondersteuning van met name de directeur Financiën en Sales.

Juiste en goede contacten onderhouden met de (managementondersteuners van de) Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn essentieel m.b.t. het correct uitvoeren van jouw werkzaamheden.

De hoofdgebieden van de ondersteunende werkzaamheden zijn gericht op de:

• bila’s met de Raad van Bestuur
• Auditcommissie Raad van Toezicht
• Financiële maandrapportages

Werkzaamheden:

• Complex agendabeheer.
• Mailboxbeheer.
• Redigeren van stukken en teksten.
• Correspondentie; fysiek en digitaal, grotendeels zelfstandig
• Organiseren van vergaderingen (agendapunten verzamelen en bijbehorende stukken tijdig aanleveren).
• Notuleren van vergaderingen m.b.v. een laptop.
• De actielijsten voortvloeiende uit de vergaderingen actief beheren.
• Incidenteel organiseren van klantenevenementen.

Binnen de afdeling heerst er een hoog werktempo en stevige werkdruk. Deadlines zijn er om te worden gehaald. Lukt dit onverhoopt niet, dan tijdig aangeven en gemaakte afspraken daadwerkelijk nakomen.

Naast deze uitvoerende taken ligt jouw ondersteuning ook op het gebied van anticiperen, proactief werken en respectvolle omgang met jouw collega’s.

Jouw werk ‘ethos’ is dusdanig, dat je jouw manager een stap voor bent m.b.t. het regelen en organiseren van zijn work load!

Je bekleedt een centrale positie binnen het team. Dit brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee.

Politiek correct en organisatiesensitief de weg weten te bewandelen, hoort bij jouw functioneren. Je bent toegankelijk en communicatief vaardig. Roddel en achterklap passen niet bij jouw dna.

Integer en accuraat werken zijn een must.

Benodigde opleiding en ervaring:

• Werk- en denkniveau hbo.
• Een secretariële opleiding op hbo-niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke secretariële functie
• Representatief voorkomen en attitude passend bij het werken op een directiesecretariaat.
• Beheersing MS Office; Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Dusdanig cijfermatig ingesteld, zodat ‘rariteiten’ in teksten je opvallen.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat en snel van begrip.
• Je werkt zelfstandig, bent flexibel en alert.
• Plannen en organiseren is jouw tweede natuur.
• Je communiceert op directe en respectvolle manier.
• Je denkt actief mee.
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent betrouwbaar, gedreven, toegankelijk en organisatiesensitief.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/karakter van een kandidate. De welbekende ‘klik, die niet altijd valt uit te leggen, maar wel van groot belang is bij een match.

De start van de werkzaamheden zal rond 12 april 2018 zijn en eindigt medio 7 september 2018. De termijn is afhankelijk van het inwerken en de overdracht van werkzaamheden aan het einde van de vervangingsperiode.

Past deze functie bij jouw ambities in het managementondersteunende vak?

Mail dan je CV en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.