Kiem Select zoekt een medior secretaresse voor haar opdrachtgever in de regio Den Bosch. Het betreft een zelfstandig opererend kantoor, verdeeld over 2 locaties, van een landelijke financiële instelling. Een jong team o.l.v. 3 partners bouwen hier samen aan een mooie toekomst voor hun bedrijf.

De werksfeer is informeel en direct (formeel richting klanten). Er wordt gewerkt met flexplekken door zowel de directieleden als de medewerkers.

Binnen het secretariaat komt binnenkort een parttime functie beschikbaar. In samenwerking met de officemanager en een collega secretaresse verzorg je de ondersteuning van de 3 partners (directieleden).

Met jouw proactieve werkhouding en klantgerichtheid biedt deze functie jou ruimte om jezelf te ontwikkelen tot senior secretaresse.

Werkzaamheden:

  • telefoon (per toerbeurt bij de receptie of flexplek), klantvriendelijk ontvangen van bezoek,
  • gastvrouwfunctie vervullen bij besprekingen met klanten en vergaderingen,
  • ondersteuning bij agendabeheer van 2 partners, tijdig en punctueel maken van afspraken, bevestiging hiervan en facilitair regelen,
  • correspondentie; fysiek en digitaal (gedeeltelijk zelfstandig beantwoorden, bewaking van correcte afhandeling, verzorgen van begeleidend schrijven van de stukken die door de partners worden opgesteld,
  • het verwerken van jaarrekeningen en aangiften,
  • facturatie en creditnota’s.
  • archiveren van e-mail en poststukken (fysiek en digitaal),
  • organiseren van in- en externe (klanten)bijeenkomsten/vergaderingen,
  • de verantwoordelijkheid nemen voor het tijdig verzamelen van (vergader)stukken klant-, organisatiebrede en interne besprekingen voor de partners,
  • actielijsten bewaken in samenwerking met de betreffende partner, voortvloeiend uit diverse vergaderingen/besprekingen,
  • het verzamelen en lezen van managementinformatie,
  • up-to-date houden van de klantenadministratie,
  • projectenbeheer (projecten aanvragen en up-to-date houden van lopende projecten),
  • facilitaire zaken regelen (lunchlijst, boodschappen doornemen met de facilitair medewerkster),
  • bijdrage leveren aan het schrijven van een secretariaatshandboek, waarbij initiatieven tot verbetering van werkwijzen worden gewaardeerd,
  • indien noodzakelijk de taken van de officemanager of collega secretaresse waarnemen in geval van ziekte of vakantie.

De functie biedt een combinatie van uitvoerende taken met een groeiende rol en ruimte voor anticiperen op de work load van de partners. Proactief werken met respectvolle omgang met collega’s maar ook met externe contacten. Je bent het visitekaartje van het kantoor.

Je weet jouw weg te vinden in het archief en werkdossiers, bewaakt op den duur ook deadlines. Politiek correct en organisatiesensitief de weg weten te bewandelen hoor bij jouw functioneren.

Je bent toegankelijk, communicatief vaardig en weet samen met jouw collega’s een goede harmonie binnen het secretariaat te realiseren en te bewaken.

Benodigde opleiding en ervaring:

  • mbo+/hbo werk- en denkniveau,
  • minimaal 3 jaar relevante werkervaring op een secretariaat, bij voorkeur binnen de financiële sector,
  • representatief voorkomen en attitude passend bij de functie,
  • beheersing MS Office (Office365 is aanwezig maar nog niet geïmplementeerd), ervaring met ERP-systemen en werken in the Cloud,
  • goede tot uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Overige vereisten:

  • je communiceert op directe en respectvolle manier met een gezond gevoel voor humor,
  • denkt actief mee (bij wijze van spreken 3 stappen vooruit),
  • je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen,
  • je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend en toegankelijk,
  • je bent accuraat (op cijfermatig en taalkundig gebied).
  • je bent bereid tot het volgen van vakgerichte opleidingen/trainingen, bent leergericht en bereid tot het ontvangen van feed back.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/het karakter van een kandidate.

NB: bij deze procedure wordt gebruik gemaakt van een integriteitsonderzoek 5 jaar terug in jouw verleden!

De opdrachtgever wil starten met de nieuwe samenwerking op basis van een jaarcontract. Na deze periode zal, afhankelijk van functioneren en samenwerking, worden overgegaan op een vast contract.

Past dit profiel bij de invulling van jouw ambities binnen het secretariële vak, waarbij jij de functie verder kunt ontwikkelen/uitbouwen? Mail dan je CV en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden en verdere details van de functie, neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.